Printeriekspert

Kas teie kontori printerid tekitavad sageli rohkem peavalu kui kasu? Paberiummistused, ootamatult tühjad toonerid ja igakuised arved, mis tunduvad alati suuremad kui eelarves ette nähtud – need on selged märgid, et teie printimiskulud on kontrolli alt väljas ja pärsivad meeskonna väärtuslikku tööaega. Paljud ettevõtted ei teadvusta, et suur osa neist kuludest on tegelikult peidetud ja täielikult välditavad. Just siin tuleb appi professionaalne printeriaudit: süstemaatiline analüüs, mis toob päevavalgele teie kontori tegelikud printimisvajadused ja aitab leida märkamatud kulukohad.

See põhjalik juhend on teie teekaart efektiivsema ja turvalisema kontori poole. Selgitame samm-sammult, kuidas printeriaudit toimib ning kuidas see aitab teil säästa kuni 40% printimiskuludelt. Saate teada, kuidas valida oma meeskonna vajadustele vastavad seadmed, vähendada seadmete riketest tingitud seisakuid ja oluliselt suurendada konfidentsiaalsete dokumentide turvalisust. Lõppeesmärk on luua sujuvam ja läbimõeldum töökeskkond, kus tehnoloogia toetab teie eesmärke, mitte ei takista neid.

Mis on printeriaudit ja miks teie ettevõte seda vajab?

Paljud ettevõtted näevad printimist paratamatu kuluna, millele ei pöörata strateegilist tähelepanu. Tegelikkuses on see aga valdkond, kus peituvad märkimisväärsed säästuvõimalused ja efektiivsuse kasvu potentsiaal. Printeriaudit on professionaalne analüüs, mis kaardistab teie ettevõtte praegused printimisharjumused, seadmepargi ja nendega seotud kulud. See on sügavuti minev ülevaade, mis paljastab varjatud ebaefektiivsused ja pakub konkreetseid lahendusi. Tihti on see esimene samm tervikliku lahenduse, näiteks Managed Print Services (hallatud printimisteenused), kasutuselevõtuks, mis aitab kogu dokumendihalduse kontrolli alla saada.

Auditi peamine eesmärk ei ole lihtsalt tehniline kontroll, vaid strateegiline samm parema ja tervema töökeskkonna suunas. Optimeeritud printimislahendus vabastab teie töötajad aeganõudvatest tehnilistest muredest ja tagab sujuvama töövoo. See tähendab otsest kasu kolmes võtmevaldkonnas:

• Kulude kokkuhoid: Aitab leida ja likvideerida ülekulud, mis on seotud kulumaterjalide, hoolduse ja ebaotstarbekate seadmetega.
• Tootlikkuse kasv: Tagab, et töötajatel on alati ligipääs töökorras ja nende vajadustele vastavatele seadmetele, vähendades seisakuid.
• Turvalisuse parandamine: Hindab riske ja aitab rakendada lahendusi, mis kaitsevad teie konfidentsiaalseid andmeid.

Märgid, et teie ettevõte vajab printeriauditit

Kui mõni järgnevatest punktidest kõlab tuttavalt, on viimane aeg oma printimiskorraldus professionaali pilguga üle vaadata.

• Printimisega seotud kulud kasvavad pidevalt, kuid teil puudub selge ülevaade, kuhu raha täpselt kulub.
• Iga osakond või töötaja ostab ja haldab printereid iseseisvalt, mis tekitab kaootilise ja kalli seadmepargi.
• Seadmed on tihti rikkis, hooldus on aeganõudev ja töötajad kulutavad väärtuslikku aega tehniliste probleemide lahendamisele.
• Toonerite, paberi ja muude kulumaterjalide tellimine on juhuslik, tekitades tarbetuid kulusid ja laoseisu.

Kellele on printeriaudit kõige kasulikum?

Kuigi iga ettevõte saab auditist kasu, on see eriti väärtuslik teatud tüüpi organisatsioonidele:

• Ettevõtted 5+ printeriga, kus keskne ülevaade seadmete kasutuse, hoolduse ja kulude kohta on kadunud.
• Mitme harukontoriga firmad, kelle jaoks on ühtsete standardite ja kulukontrolli hoidmine väljakutse.
• Organisatsioonid, kes soovivad digitaliseerida, vähendada paberikasutust ja muuta oma tööprotsesse keskkonnasõbralikumaks.
• Kiiresti kasvavad ettevõtted, kelle olemasolev printeripark ei suuda enam sammu pidada muutuva töömahu ja uute vajadustega.

Printeriauditi protsess samm-sammult: Mida oodata?

Paljude ettevõtete jaoks seostub sõna “audit” aeganõudva ja keerulise protsessiga. Professionaalne printeriaudit on aga loodud olema teie meeskonna jaoks võimalikult sujuv ja minimaalselt häiriv. Meie eesmärk on teha kogu raske töö teie eest ära, pakkudes teile selgeid ja väärtuslikke tulemusi, mis aitavad luua efektiivsema ja kuluteadlikuma töökeskkonna. Protsess on jaotatud kolmeks loogiliseks etapiks, andes teile täieliku ülevaate ilma teie igapäevatööd segamata.

1. etapp: Andmete kogumine ja seadmete kaardistamine

Kõik algab põhjalikust, kuid diskreetsest andmete kogumisest. Kasutame turvalist tarkvara, mis paigaldatakse teie võrku, et koguda automaatselt infot teie prindikeskkonna kohta. See etapp hõlmab nii tehniliste andmete kogumist kui ka füüsilist ülevaatust.

• Automaatne andmekorje: Tarkvara tuvastab kõik võrgus olevad printerid ja multifunktsionaalsed seadmed, kogudes andmeid prindimahtude, mudelite, tooneri tasemete ja veateadete kohta.
• Füüsiline ülevaatus: Meie spetsialist teeb kontoris ringkäigu, et kaardistada seadmete asukohad, hinnata nende füüsilist seisukorda ja sobivust antud tööpunkti.
• Võtmetöötajate intervjuud: Räägime lühidalt osakonnajuhtide või aktiivsemate kasutajatega, et mõista nende spetsiifilisi vajadusi ja töövoogudes esinevaid takistusi.

2. etapp: Andmete analüüs ja kitsaskohtade tuvastamine

Selles etapis muudame kogutud andmed sisukaks teabeks. Meie analüütikud süvenevad numbritesse, et leida mustreid, ebaefektiivsust ja varjatud kulusid. Koostame teie ettevõtte prindikulude täieliku omandiõiguse (TCO) analüüsi, mis sisaldab kõike alates seadme ostuhinnast kuni kulumaterjalide ja hoolduseni.

Analüüsi käigus tuvastame näiteks alakasutatud kallid värviprinterid ja ülekoormatud odavad seadmed, mille ülalpidamine on tegelikult kulukas. Hindame ka töövoogude efektiivsust ja turvariske, nagu vananenud püsivara või ebaturvalised seadistused. See põhjalik lähenemine aitab sageli avastada võimalusi protsesside optimeerimiseks, liikudes lähemale hallatud printimisteenuste mudelile, mille kohta pakub head selgitust näiteks Gartneri MPS-i definitsioon.

3. etapp: Raport ja tegevuskava soovitused

Auditi tulemused esitame selges ja arusaadavas raportis, vältides keerulist tehnilist žargooni. Raport on praktiline tööriist, mis annab teile konkreetse tegevuskava kulude vähendamiseks ja tootlikkuse suurendamiseks. Visuaalsed graafikud aitavad teil hetkeolukorda ja säästupotentsiaali paremini mõista. Raport sisaldab mõõdetavaid soovitusi, näiteks seadmete arvu optimeerimine, printimisreeglite kehtestamine või sobivamate seadmete kasutuselevõtt. Teie saate otsuste tegemiseks vajaliku kindlustunde ja selge ülevaate investeeringu tasuvusest.

Laske meil tuua selgust teie prindikuludesse ja aidata teil leida parimad lahendused. Vaadake, kuidas meie audit aitab teil selgust luua!

Mida printeriaudit paljastab? Levinumad avastused ja säästukohad

Professionaalne printeriaudit vaatab kaugemale ilmselgetest kuluartiklitest nagu tooner ja paber. See on põhjalik analüüs, mis toob päevavalgele teie kontori printimisharjumuste tegeliku mõju nii eelarvele, tööajale kui ka andmeturbele. Sääst ei tule siin pelgalt odavamast lehe hinnast, vaid kogu tööprotsessi intelligentsemast ja turvalisemast korraldusest.

Varjatud kulud: rohkem kui lihtsalt tooner ja paber

Paljud ettevõtted ei tea oma tegelikku prindilehe hinda (CPP – Cost Per Page), mis sisaldab lisaks kulumaterjalidele ka seadme hooldust, remonti ja isegi energiakulu. Tihti selgub, et osakondades kasutusel olevad väikesed ja odava soetusmaksumusega lauaarvuti printerid on tegelikkuses kõige kallimad ülal pidada.

• Reaalne lehe hind: Audit võib näidata, et lauaarvuti printeri mustvalge lehe hind on 8 senti, samas kui kaasaegse multifunktsionaalse seadme puhul on see vaid 1,5 senti. 500 lehte kuus printiva töötaja puhul tähendab see aastas üle 390 € varjatud kulu.
• Halduskulu: Erinevate tootjate ja mudelitega printeripark nõuab mitmete erinevate kulumaterjalide laos hoidmist ja haldamist. See seob nii raha kui ka aega.
• IT-osakonna ajakulu: Hinnanguliselt kulub IT-spetsialistidel märkimisväärne osa tööajast just printeritega seotud probleemide lahendamisele – draiverite paigaldamisest tooneri vahetamiseni. Need on klassikalised näited tegevuskuludest ning sügavam äri üldkulude mõistmine aitab näha, kuidas sellised märkamatud kulud kiiresti kuhjuvad.

Ebaefektiivsus ja kaotatud tööaeg

Aeg on ressurss, mille raiskamist ei saa ükski ettevõte endale lubada. Läbimõtlemata prindikeskkond on üks suurimaid varjatud ajaraiskajaid kontoris. Põhjalik printeriaudit kaardistab need kitsaskohad täpselt.

Näiteks võib selguda, et raamatupidamisosakond on üle koormatud ühe aeglase seadmega, mis tekitab pidevalt järjekordi, samal ajal kui müügiosakonna tipptasemel kiirprinter seisab enamuse ajast jõude. Samuti arvutatakse kokku töötajate aeg, mis kulub kontori teise otsa printeri juurde kõndimisele. 20 töötajaga ettevõttes võib see tähendada kümneid kaotatud töötunde kuus. Lisaks puuduvad vananenud seadmetel sageli tänapäevased funktsioonid nagu skaneerimine otse võrgukausta või e-postile, mis sunnib töötajaid tegema aeganõudvaid manuaalseid toiminguid.

Turvariskid, millele te pole mõelnud

Tänapäeva digimaailmas on iga võrku ühendatud seade potentsiaalne turvarisk. Printerid ei ole erand. Kaitsmata võrguprinter võib olla küberkurjategijale lihtne sisenemispunkt teie ettevõtte sisevõrku.

Lisaks küberohtudele on oluline füüsiline turvalisus. Printeri väljastusalusele vedelema jäetud konfidentsiaalsed dokumendid – näiteks lepingud, palgalehed või kliendiandmed – on tõsine andmeleke ja rikkumine. Seoses uute nõuetega, nagu NIS2 direktiiv, on iga võrgusõlme, sealhulgas printerite turvalisuse tagamine muutunud kriitiliselt oluliseks. Audit toob esile lahendused, näiteks kasutajate autentimise (kaardi või koodiga), mis tagab, et dokumendid prinditakse välja alles siis, kui õige inimene on seadme juures.

Pärast auditit: Kuidas soovitused ellu viia?

Põhjalik printeriaudit on vundament, millele ehitada efektiivsem ja säästlikum printimiskorraldus. Analüüsi tulemused ja soovitused on aga väärtuslikud vaid siis, kui need reaalselt ellu rakendada. Officeplus on teie pikaajaline partner, kes aitab teil auditi tulemused muuta konkreetseteks sammudeks, mis toovad kaasa mõõdetavaid tulemusi ja loovad sujuvama töökeskkonna.

Me ei jäta teid üksnes aruandega, vaid pakume terviklikke lahendusi, mis aitavad leitud kitsaskohad lahendada ja uue, optimeeritud süsteemi edukalt käivitada.

Printeripargi optimeerimine ja uuendamine

Esimene ja kõige loogilisem samm on printeripargi korrastamine. See ei tähenda alati uute seadmete ostmist, vaid pigem olemasoleva süsteemi nutikamat ülesehitamist. Eesmärk on luua keskkond, kus iga seade teenib oma eesmärki maksimaalse tõhususega.

• Vähem, aga paremaid seadmeid: Konsolideerime teie arvukad väikesed lauaarvutiprinterid mõne võimsa ja multifunktsionaalse osakonnaseadme vastu. See vähendab halduskoormust ja kulumaterjalide kulu.
• Õige seade õigesse kohta: Analüüsi põhjal paigutame seadmed sinna, kus neid kõige rohkem vajatakse. Näiteks raamatupidamine võib vajada kiiret must-valget printerit, turundusosakond aga kvaliteetset värviprinterit.
• Kaasaegne rendimudel: Unustage suured alginvesteeringud ja ootamatud remondikulud. Printerite rent tagab teile alati töökorras ja kaasaegsed seadmed ning hoolduse ühe fikseeritud kuutasu eest.
• Keskkonnasõbralik utiliseerimine: Aitame teie vanad ja energiakulukad seadmed suunata utiliseerimisele vastutustundlikul ja keskkonnasõbralikul moel.

Hallatud printimisteenus (MPS) kui terviklahendus

Kui printeripark on optimeeritud, on parim viis selle haldamiseks ja kulude kontrolli all hoidmiseks võtta kasutusele hallatud printimisteenus (MPS). See on terviklik lahendus, mis vabastab teie meeskonna printimisega seotud muredest, lastes neil keskenduda oma põhitööle.

MPS-i keskmes on proaktiivsus. Meie süsteemid jälgivad teie seadmete tööd ja kulumaterjalide taset reaalajas. See tähendab, et tooner ei saa kunagi ootamatult tühjaks ja tehnik jõuab kohale enne, kui rike tööprotsessi seisma paneb. Üks selge kuutasu katab kõik – seadmed, hoolduse, varuosad ja kulumaterjalid. Teie jaoks tähendab see täielikku eelarvelist selgust ja meelerahu.

Pidev monitooring ja regulaarne aruandlus tagavad, et teie printimiskeskkond püsib ka tulevikus efektiivne. See on loogiline jätk edukale printeriauditile, mis muudab ühekordse kokkuhoiu püsivaks ja jätkusuutlikuks harjumuseks.

Uurige lähemalt meie hallatud printimisteenuse kohta!

Võtke oma printimiskulud kontrolli alla – teadlikult ja tõhusalt

Nagu nägime, ei ole printimiskulud pelgalt tooneri ja paberi hind. Sageli peituvad suurimad raharöövlid ebaefektiivsetes seadmetes, optimeerimata töövoogudes ja töötajate teadmatuses. Professionaalne printeriaudit toob need varjatud kulukohad päevavalgele, andes teile selge tegevuskava oma kontori printimisharjumuste kaasajastamiseks ja ressursside säästmiseks. See on strateegiline investeering, mis ei vähenda ainult kulusid, vaid parandab ka andmeturvalisust ja tõstab meeskonna üldist produktiivsust.

Officeplusis mõistame, et iga ettevõte on unikaalne. Meie eesmärk ei ole müüa teile lihtsalt uusi seadmeid, vaid luua terviklik ja pikaajaline lahendus, mis toetab teie ärieesmärke. Ametliku Lexmarki garantiipartnerina Eestis ning aastatepikkuse kogemusega printeriparkide haldamisel on meil teadmised ja tööriistad, et teie heaks parim tulemus saavutada. Meie klientidele saavutatud kuni 40% sääst on tõestus sellest, et läbimõeldud lähenemine töötab.

Ärge laske teadmatusel oma eelarvet koormata. On aeg tegutseda teadlikult ja strateegiliselt. Küsige tasuta konsultatsiooni ja tehke esimene samm printimiskulude vähendamiseks! Teie investeering nutikamasse printimisse on investeering teie ettevõtte kasvu ja töötajate heaolusse.

Korduma kippuvad küsimused printeriauditi kohta

Kui palju maksab printeriaudit?

Meie eesmärk on luua pikaajaline ja väärtust loov partnerlus. Seetõttu on esmane printeriaudit ja konsultatsioon meie klientidele enamasti tasuta. Keskendume teie praeguse olukorra põhjalikule kaardistamisele ja säästupotentsiaali tuvastamisele. Audit ise on investeering teadmisesse, mis annab selge ülevaate teie printimiskuludest ilma esialgse finantskohustuseta. See on esimene samm efektiivsema ja kuluteadlikuma töökeskkonna suunas.

Kui kaua printeriaudit aega võtab ja kas see segab meie igapäevatööd?

Printeriauditi protsess on loodud teie igapäevatööd minimaalselt häirima. Andmete kogumise faas kestab tavaliselt 2-4 nädalat ja toimub automaatse tarkvara abil taustal, mis ei sega töötajate tegevust. Kohapealne seadmete füüsiline ülevaatus võtab vaid mõne tunni. Meie spetsialistid tegutsevad diskreetselt ja efektiivselt, tagades, et teie meeskond saab keskenduda oma põhiülesannetele. Eesmärk on sujuv protsess, mis toob selgust ilma segaduseta.

Kas me oleme pärast auditit kohustatud teilt uusi seadmeid ostma või rentima?

Absoluutselt mitte. Auditi tulemused ja meie soovitused on mõeldud teile teadliku otsuse tegemiseks. Me esitame selge ülevaate teie praegustest kuludest ja potentsiaalsest säästust, kuid lõplik valik on alati teie. Meie eesmärk on olla usaldusväärne partner ja pakkuda lahendusi, mis teie ettevõttele kõige paremini sobivad. Kui otsustate jätkata olemasoleva süsteemiga, on see täielikult teie otsus.

Meie ettevõttes on ainult 3 printerit, kas audit on meile ikka mõttekas?

Jah, kindlasti. Ka väiksema seadmepargi puhul võivad varjatud kulud, näiteks ebaefektiivne kulumaterjalide kasutus või seadmete hooldusvajadus, moodustada märkimisväärse osa eelarvest. Audit aitab optimeerida ka väikeseid süsteeme, tagades, et iga seade töötab maksimaalse efektiivsusega ja kulud on kontrolli all. Tihti peitub suurim säästupotentsiaal just tööprotsesside korrastamises, mis on seadmete arvust sõltumatu.

Kuidas tagate meie andmete turvalisuse auditi läbiviimise ajal?

Andmete turvalisus on meie kõrgeim prioriteet. Kasutame auditi läbiviimiseks spetsiaalset tarkvara, mis kogub ainult seadmete kasutusstatistikat ja tehnilisi andmeid, näiteks prinditud lehtede arvu ja tooneri taset, mitte kunagi dokumentide sisu. Kogu andmeedastus on krüpteeritud ja meie protsessid vastavad täielikult isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) nõuetele. Teie konfidentsiaalne äriteave jääb alati kaitstuks.

Mis on TCO (Total Cost of Ownership) ja miks see on oluline?

TCO ehk omamise kogukulu (Total Cost of Ownership) on finantsnäitaja, mis hõlmab lisaks seadme ostuhinnale ka kõiki selle kasutamisega seotud kulusid kogu elutsükli vältel. Siia alla kuuluvad kulumaterjalid (tooner, paber), hooldus, remont, energiakulu ja isegi kasutajatoe aeg. TCO analüüs on oluline, sest see annab tegeliku ja tervikliku pildi printimiskuludest, aidates vältida odava ostuhinnaga, kuid pikas perspektiivis kallite seadmete lõksu.